コラム

生成AIへのメール活用方法

生成AIは指示文を出して、膨大なデータを元にして文章を構築しています。
今回は議事録でのメモを元に、文章を作成してみましょう。

生成AIを利用する際は、具体的かつ丁寧に指示を行うことで望んだ生成結果を得やすくなります。下記のような形で指示文を記載してみてください。

生成AIへの指示例

#依頼#
– 以下の箇条書きのメモから文章を作成してください。

#メモ#
–第二新卒の採用を実施
–作成する文章内容には下記を考慮して記載してください。
第二新卒の採用を実施
採用人数は5人、月給は25万円以上
リファラル採用を実施し、紹介した人が入社した場合、紹介した人、入社した人に10万円を渡す（入社3か月後）

#出力形式#
–メール形式（ビジネスメールの体裁）
–文字数: 400～800字程度

生成された内容

第二新卒採用のお知らせとリファラル採用制度の導入について

拝啓 各位
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、当社では事業拡大に伴い、第二新卒の採用を実施することとなりましたので、ご案内申し上げます。

• 採用概要
• 採用人数：5名
• 月給：25万円以上

また、併せてリファラル採用制度を導入いたします。

社員の皆様からのご紹介による採用を積極的に推進してまいります。リファラル採用制度についてご紹介いただいた方が入社された場合、入社3か月後に紹介者様と入社者様それぞれに10万円の報奨金をお支払いいたします。
人材の確保と育成は当社の重要な課題であり、皆様のご協力を賜りますようお願い申し上げます。本件に関するお問い合わせは、人事部採用担当までご連絡ください。末筆ながら、皆様のますますのご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。
敬具[会社名]
人事部長 [氏名]

指示文や条件、依頼を具体的に出すことで文章が具体的なものになったのがおわかり頂けたかと思います。
生成AI自体が機械的なものでもあるため、口語文のような形よりも、箇条書きや見出しを活用した方が読み取り間違いや指示間違いが起こりにくくなります。

生成AIを活用して、業務を効率的にしよう！

生成AIへは具体的かつ丁寧に指示することで、望んだ結果が得やすくなります。生成AIを活用して業務を効率化し、重要な業務に重点的に取り組めるようにしていきましょう。
また、生成された文章を確認すると細かな間違いがあることがわかります。情報の間違いや記載方法の間違いを防ぐため、実際にメールや案内文に使用する際は生成された文章をよくチェックしてください。
チェックや校正作業を生成AIで行うことも可能なので、ぜひお試しください。

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