コラム

メールにおける生成AIの活用方法

生成AIは指示文に沿って、膨大なデータを元にして文章を構築しています。そのため、データが多い文章の再構築を得意にしています。
今回は、飲食店へのお問い合わせメールを例に文章を作成してみましょう。

生成AIに指示するときは具体的かつ丁寧に、下記のような形で指示文を記載してください。
できる限り箇条書きに近い形にすることで、生成AIが内容を読み取りやすくなります。
箇条書きでの指示方法(マークダウン記法)については、下記コラムもご参照ください。

生成AIへの指示例

#依頼#
– あなたは飲食店のカスタマーサポート担当者です。次のメールに対して、丁寧かつ効果的な返信を作成してください。
– 飲食店のカスタマーサポート担当者としてメールを作成してください。

#条件#
–#お問い合わせ#に対して、丁寧かつ効果的な返信を作成してください。
–返信するメール内容には下記を考慮して記載してください。
1）顧客の気持ちを理解
2）謝罪
3）解決策を提供
4）感謝の気持ちを伝える
の順で丁寧な文章を記載してください。

#出力形式#
–メール形式（ビジネスメールの体裁）
–文字数: 400文字以上1000文字以内

#お問い合わせ#
– 「昨夜訪れたレストランでオーダーミスがあったが、謝罪もなかった。スープも冷たく、せっかく予約したのに失望しました。」

すると、下記のように出力されました

生成AIでの出力例

飲食店からのお詫びと対応のご連絡
昨夜のご来店に関するお詫びとご説明

拝啓
昨夜は当店をご利用いただき、誠にありがとうございました。
この度は、ご来店の際に不快な思いをさせてしまい、心よりお詫び申し上げます。
オーダーミスや冷めたスープの提供など、当店のサービスが行き届かず、大変申し訳ございませんでした。
お客様のご期待に沿えなかったこと、また、スタッフの対応が不適切であったことを深くお詫び申し上げます。
今回のご指摘を真摯に受け止め、以下の対策を講じさせていただきます：
オーダー管理システムの見直しと強化
料理の温度管理の徹底
スタッフの接客トレーニングの強化
お客様にご満足いただけるサービスを提供できるよう、全スタッフ一同、改善に努めてまいります。
お手数ではございますが、次回のご来店の際には、このメールをご提示ください。お詫びとして、お食事代の20%割引とデザートのサービスをさせていただきます。
貴重なご意見をお寄せいただき、誠にありがとうございました。今後ともご愛顧賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
敬具
[店舗名]
カスタマーサポート担当

指示文や条件、依頼を具体的に出すことで文章が丁寧で具体的になったのがお分かり頂けたかと思います。
生成AI自体が機械的なものでもあるため、具体的な内容を明示しつつ丁寧に依頼すると望んだ結果が返ってきやすくなります。

生成AIを活用して、業務を効率的にしよう！

生成AIに指示するときは、具体的かつ丁寧に指示すると望んだ結果が出やすくなります。人材の流動性が増す中、生成AIを活用して業務の効率化をし、作業時間を集約し重要な業務に重点的に取り組めるようにしていきましょう。

また、生成AIを利用したサービスの中には、指示内容をテンプレート化して同じ構成の文章を作りやすくしてくれるものもあります。
よく使用するメールの内容や文章がある場合、これらのサービスを活用することでさらに業務を効率化することができます。

生成AIを利用したサービスの活用方法

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